En tant qu'Adjoint(e) de Direction, vous serez responsable d'assister notre équipe de direction dans diverses tâches administratives et organisationnelles. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l'équipe et contribuerez au bon fonctionnement de l'entreprise.
RESPONSABILITÉ
- Assister le président dans divers mandats et activités quotidiennes en faisant preuve d’initiative, de rigueur et de discrétion.
- Appuyer la direction dans la préparation de divers rapports d’activités et documents requis pour les conseils et réunions.
- Gérer l’emploi du temps et l’agenda du président avec efficacité.
- Prioriser les courriels à traiter et transcrire les messages téléphoniques pour le président.
- Organisation des déplacements et logistique : planification des voyages d’affaires et réservation.
- Organiser des réunions et des événements professionnels au nom du président.
- Collaborer avec les chefs de département et assurer le suivi des rencontres pour garantir l’efficacité des opérations.
- Faciliter une communication fluide et efficace entre la direction, les équipes de projets, les employés, les administrateurs et les partenaires.
- Maintenir à jour les informations sur les plateformes OAQ, GCR, CCQ, APCHQ, et CNESST.
- Soutenir le vice-président dans diverses tâches administratives, telles que la gestion des factures clients et des comptes de dépenses.
- Participer au développement, à l’implantation et au maintien des processus administratifs.
- Gérer les litiges de construction en collaboration avec le vice-président, la comptabilité et l’avocat au dossier.
- Effectuer toute autre tâche demandée par le président.
RH
- Participer au processus de recrutement des nouveaux candidats en collaboration avec les agences de recrutement et gérer les affichages de poste sur LinkedIn.
ORGANISATION D’ÉVÈNEMENTS
- Organiser diverses réunions, événements et comités, tout en assurant le soutien logistique nécessaire.
- Contribuer aux initiatives du comité social et/ou des ressources humaines.
COMPÉTENCES
- Débrouillardise et polyvalence ;
- Proactivité et flexibilité ;
- Excellentes aptitudes en communication ;
- Bonne maîtrise de la suite Office.
CONDITION DE TRAVAIL
- Horaire d’été de juin à septembre
- Avantages sociaux incluant assurance santé, dentaire, invalidité, etc.
- Environnement de travail collaboratif, inclusif et dynamique.
- Participation à des activités sociales et aux comités d’entreprise.