Sous la supervision de la Vice-Présidente, la personne sera menée à assister le Département de développement immobilier et conception dans les tâches administratives et de coordination.
Tâches Administratives Générales
- Gestion des documents : Préparer, organiser et archiver les documents relatifs aux projets immobiliers.
- Prise de rendez-vous : Gérer l’agenda de la direction, planifier des réunions et coordonner les déplacements.
- Communication : Assurer la correspondance avec les fournisseurs, les partenaires par téléphone, courriel ou courrier.
- Soutien aux équipes : Aider l’équipe de développement dans la préparation de présentations et de rapports (Word, PowerPoint).
Tâches Spécifiques au Développement Immobilier
- Veille immobilière : Recevoir les listings des courtiers immobiliers, les filtrer et les classer.
- Gestion de projets : Suivre l’avancement des projets en cours, assurer la mise à jour des tableaux de bord.
- Suivi des ventes de condominiums et de la location : Tenir à jour les tableaux de suivi, communiquer avec les courtiers et les gestionnaires d’immeubles pour récolter l’information.
- Coordination des fournisseurs : Communiquer avec les sous-traitants et les prestataires pour s’assurer que les délais sont respectés.
Tâches de Gestion du Service Après-Vente
- Suivi des réclamations : Traiter les réclamations clients, assurer un suivi régulier et proposer des solutions en se coordonnant avec l’équipe Construction.
- Coordination des interventions : Organiser et planifier les interventions nécessaires pour résoudre les problèmes des clients.
- Rapports de satisfaction : Réaliser des enquêtes de satisfaction client et analyser les résultats pour améliorer le service.
- Gestion des documents : Tenir à jour les dossiers clients et les rapports de service après-vente.
- Gestion de la Garantie de Construction: Mise-à-jour et tenues des dossiers des acheteurs, suivi auprès de la garantie GCR ou GIR.
Tâches Administratives Complémentaires
- Gestion des factures : Suivre les factures liées aux projets et au service après-vente.
Appui Logistique lors d'événements ou de voyages d'Affaires
- Organisation d'événements : Être en support à la planification et coordonner les événements (réunions, séminaires, lancements de projets).
- Gestion des réservations : Réserver les lieux, les hébergements et les transports nécessaires pour les événements ou voyages.
- Coordination des participants : Gérer les inscriptions et les communications avec les participants.
- Logistique sur site : Assurer la mise en place et le bon déroulement des événements (matériel, catering, technologie).
- Évaluation post-événement : Collecter les retours et évaluer le succès des événements organisés
QUALIFICATIONS
- Détenir une formation en administration
- Posséder une excellente maitrise des logiciels : Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Le candidat doit détenir des connaissances de base du domaine de l'immobilier et de la construction – un atout
- Doit détenir une expérience de minimum 2 ans dans un emploi similaire ou domaine connexe
- Excellentes habiletés en communication orale et écrite en français (en anglais un atout)
COMPÉTENCES
- Détenir une capacité d’adaptation et d’apprentissage rapide
- Personne polyvalente, ouverte, débrouillarde et autonome qui valorise l'effort, la rigueur et la réussite
- Capacité à exécuter des tâches multiples à la fois, à résoudre des problèmes
- Posséder un grand sens de l’organisation et de la planification
- Bonne communication orale et écrite en français
- Bonnes compétences en Word, PowerPoint et Excel
- Le candidat recherché doit être dynamique, motivé, autonome et organisé.